Automatizar y delegar, ¿qué necesitas tú y tu restaurante para avanzar?
29 septiembre 2017

Montas un restaurante y lo pones en marcha, todo funciona y se van produciendo las ventas y de hecho, consigues que los turnos y servicios cada vez estén más llenos, la reputación del restaurante aumente, la gente hable más y mejor de él e incluso, has hecho que aparezca en medios de comunicación y con eso, la gente lo conoce más. Todo un logro para el tiempo que llevas al frente del local pero, la cara B de esta situación es que tú te encargas de todo o al menos estás al frente de todo y eres la persona responsable absoluta de todas las áreas del restaurante y estás, literalmente agotado y no sólo no puedes más sino que como es normal, se te escapan muchas cosas y hay otras tantas que pudiéndose poner en marcha es inviable porque tú eres el que eres, tienes dos manos, una cabeza y tu día, por más que quieras estirarlo tiene como el de todo el mundo, 24 horas. No hay más de dónde sacar. Esta situación es muy habitual en todos los negocios pero más si cabe en la restauración así que, antes de que el éxito te coma, te lleve a seguir trabajando a este ritmo insostenible dejando de crear nuevas cosas interesantes para el restaurante y lo que es peor, caigas enfermo de cansancio, es el momento de Automatizar y/o Delegar.

¿Qué es Automatizar en un restaurante?

Automatizar, en general y en toda empresa, es generar procesos de actuación siempre iguales para una misma acción o actividad de manera que además de conseguir ahorrar tiempo y hacer una gestión más ágil y sencilla, te aseguras de que todas las veces que se haga eso, será siempre igual, con los mismos estándares de calidad y bajo los mismos criterios.

Con una Automatización ganarás en tiempo, en calidad, en funcionalidad y sobre todo en agilidad en tu restaurante.

Por ejemplo, ¿qué puedes automatizar? Los pedidos de cocina cada noche a proveedores. Crea un protocolo para quién es la persona que debe llamar a la frutería, a la carne (o al proveedor X), a qué hora debe hacerlo, de qué manera debe dejar el pedido (teléfono, email, fax…), cómo deja constancia de que ha hecho ese pedido y a qué hora y cuándo lo entregarán para que tú o el responsable siguiente de la mañana sepa sin tener que llamar a nadie que esta labor está hecha. Y así también los proveedores sabrán siempre cómo llega el pedido porque siempre es de la misma forma.

Para que una Automatización funcione hay que primero pensarla, luego escribirla, ponerla en práctica y siempre, hacerlo de la misma manera. Además debes pensar quién será la persona responsable de ejecutarla y formarla para que cumpla con este protocolo. Así todo será más fácil y podrás ir automatización diferentes áreas de tu restaurante. Piensa en qué puedes incluir un proceso de automatización: cocina, sala, contabilidad…

Aquí lo importante es que te ayudes de herramientas que te hagan más fácil todo como las de gestión de tu negocio. Con Klikin puedes hacerlo y automatizar procesos en los pedidos, fidelizar clientes…

¿Y Delegar? ¿Podrás hacerlo?

Aquí viene la parte más difícil aunque debería ser al contrario porque es la más beneficiosa no sólo para ti sino para el equipo y para el negocio. Delegar es poner la responsabilidad de una tarea en otra persona y que esta se responsabilice de ella. Así, tú te liberarás de ciertas partes del día a día, no serás imprescindible lo que es muy positivo porque nadie, ni siquiera tú lo debes ser para que una empresa funcione bien siempre a pesar de las circunstancias de cada persona implicada y podrás dedicarte a hacer otras cosas que aportan valor al restaurante y también estar más descansado para rendir mejor, añadiendo que tendrás un equipo más organizado y por ello, más motivado.

Delegar es una de las acciones más saludables que se pueden poner en marcha aunque es la que más cuesta porque supone soltar responsabilidades y sobre todo, confiar en los demás. Pensar que otros pueden hacerlo igual o incluso mejor que nosotros y que en algo no tendremos el control absoluto constante, es complicado y siempre cuesta pero debes hacerlo.

Para delegar con tranquilidad debes buscar un buen equipo y no sólo que sea profesional y sepa hacer bien su trabajo sino que también sea acorde a tu forma de ser y encajéis bien en la forma de gestionar y llevar a cabo acciones. Piensa en qué personas de tu equipo actual puedes ir delegando tareas y consigue un equipo “directivo” o de managers que te aporten tranquilidad, en los que confíes y decide qué tareas puedes ir soltando. Empieza por aquellas que a ti te cuestan más, que te gustan menos porque son las que más tiempo te quitan y más energía te roban. Seguramente hagáis un gran equipo porque lo que a ti te cuesta hacer quizás al jefe de cocina le encantaría hacerlo, él está más a gusto responsabilizándose al máximo de su cocina y tú más liberado y de mejor humor.

Crea un protocolo también para estar informado de todo lo que has delegado siempre que quieras y así poder tener una visión general y/o detallada de tu negocio según el momento determinado. Establece reuniones semanales o incluso diarias (quizás un encuentro antes de cada turno de 10 minutos es bueno para que todo el equipo sepa dónde estáis y qué viene en este servicio) y que cada responsable de área exponga y controle lo suyo.

Además, delegar te aportará mucha tranquilidad para si tienes que viajar, te pones enfermo y no puedes atender el negocio directamente, sabes que siempre hay alguien ocupándose de todo igual o mejor que tú.

Ahora es realmente el momento de Delegar y Automatizar en tu restaurante. Es una de las claves para hacerlo crecer y que evolucionéis juntos. Tú podrás dedicarte a crear y a hacer nuevas cosas que nutrirán a tu negocio y tu equipo estará más motivado sintiendo que son importantes y asumen responsabilidades.

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