Al día con la nueva RGPD en nuestro restaurante: Parte I
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11 mayo 2018

Seguramente, a estas alturas del mes de mayo, toda tu bandeja de entrada de tu cuenta de correo, estará repleta de emails con asuntos tales como “se requiere acción”, “confirma que quieres seguir con nosotros”, “actualización de RGPD” y es que si no sabes (que seguramente no sabrás porque es un poco lioso), te contamos que el 25 de mayo entra en vigor la nueva ley de Protección de Datos (RGPD) y tienes que estar actualizado en tu negocio – restaurante porque si no, puedes arriesgarte a multas de más de 20.000.000 € (sí, una barbaridad) como máximo o el 4% de tu volumen de negocio total anual. Pero es así y no nos queda otra que ponernos al día y además con premura que se nos echa el tiempo encima.

¿Qué es la RGPD?

Es la nueva Ley de Protección de Datos que entra en vigor el 25 de mayo y que aplica a empresas (y a efectos prácticos todo el que tenga datos de otro) a nivel europeo. Engloba todo lo que se incluye en la Protección de Datos de las LOPD + RGPD.

Esta nueva Ley se ha puesto en marcha con el fin de preservar la intención personal de cada uno de recibir correspondencia de empresas u otros que normalmente envían información a través de email o cualquier otro servicio de mensajería. Es, en conclusión, una forma más estricta de preservar los datos personales de cualquier persona en Europa.

Más en detalle, implica a: Datos personales de clientes (email, teléfono, dirección, etc), socios, proveedores, usuarios, trabajadores. También aplica a las imágenes captadas por cámaras de videovigilancia, todos y cada uno de los datos registrados a través de la web, los cv que hayas recibido… Toda la documentación existente en la que haya datos de otros.

¿Cómo cumplir con la nueva RGPD?

Lo primero que hay que hacer para asegurarnos de que cumplimos con la nueva RGPD es auditar el estado actual de todos los datos que guardas de tus clientes y usuarios. Y es que para poder corregir, antes hay que saber qué está bien y qué está mal. Por eso, revisa todo lo que tiene que ver con la recogida de datos de tu negocio. ¿Cómo se hace esto?

  • Compilando todos los documentos y lugares donde tengas algún dato personal / empresarial de tus usuarios: CRM, TPV, programa de gestión, plataforma de email marketing, bases de datos, flyers impresos… Todo. Recopila todo para que nada se pase por alto y luego, aparezcan datos que ni tú sabías que estaban.
  • Nombra a un responsable de Protección de Datos en tu empresa (DPO) que será la persona que custodie el proceso, realice la auditoría y esté siempre a cargo de dicha responsabilidad (porque es un proceso no que se hace una única vez sino que siempre, debe estar actualizado).
  • Textos web: Debes comenzar ahora para poder actualizar toda tu empresa a la nueva ley de protección de datos, por actualizar los textos de tu web para cumplir con la normativa. Tanto la política de privacidad como la de cookies, deben estar según los parámetros de la nueva RGPD.
  • Avisos de seguridad: En tus nuevos textos así como también los mails que envíes para recoger el consentimiento de tus usuarios, debe ser una información clara, concisa, que no lleve a interpretaciones ni a equívocos. Debes facilitar la comprensión de los receptores al respecto.
  • Consentimiento expreso: Esto es sin duda uno de los aspectos “más tediosos y dolorosos” y es que toda tu base de datos quedará en el olvido o mejor dicho, tendrás que destruirla si no cuentas con el consentimiento expreso de tus usuarios a estar en ella. Por lo tanto, tienes que preguntarles, de manera explícita, si quieren permanecer en tu base de datos y que puedas seguir enviándoles información. ¿Cómo se hace? Lo más fácil y saludable es enviar un email a todos tus contactos (utiliza tu plataforma de envío de mails) para preguntar si quieren seguir recibiendo tus emails y que guardes sus datos para el fin que consideres (que también tienes que especificarlo). Para que este consentimiento sea útil y válido, debe ser “expreso” esto significa a efectos prácticos que el usuario ha dado su ok de forma activa a través de una casilla que no estaría cumplimentada con antelación. Y es que como según especifica la nueva RGPD, el consentimiento debe ser “libre, informado e inequívoco”.

 

Si no lo has hecho ya, es el momento de ponerte en marcha con la actualización de la RGPD. Es mejor hacerlo cuanto antes y si ves que no llegas, contrátalo y externalízalo y quítate de problemas porque sólo con saber de qué va, ya vas a emplear mucho tiempo.

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