Trello: la herramienta para la organización de tu restaurante
11 septiembre 2017

En tu restaurante, de forma habitual y diaria, tienes mil cosas que hacer. Tareas que además se multiplican en volumen y dificultad si tu negocio crece y tienes más de un local. A día de hoy has probado muchas formas para intentar llevar un orden, que no se te olvide nada, mantener al equipo informado y actualizado en tiempo real de sus obligaciones y retos… Pero por más que implementas nuevas formas y soportes, ninguno es realmente una solución ágil y terminas abandonando y volviendo al método tradicional (sea cual sea el que uses). Hoy te presentamos Trello. Una herramienta online para la organización de equipos y flujos de trabajo que quizás  conozcas de oídas o puede que hayas visto en Internet pero piensas que no es para restaurantes. Vamos a indagar en ella y por qué es realmente lo que necesitas y estabas buscando.

 

Opciones para la gestión y organización de tu restaurante que usas habitualmente pero que están obsoletas

  • Agenda física de papel:

    Si eres analógico esta fue tu primera opción y de hecho, la sigues utilizando pero aunque es realmente útil y siempre estará ahí (sobre todo para los nostálgicos y los que nos gusta escribir a mano), realmente no es muy funcional sobre todo si tienes equipo. Tiene numerosos contra y no muchos pros: Si pierdes o estropeas tu tesoro, tu agenda, estás perdido; estás siempre hipotecado a llevarla encima; y lo peor, tú y sólo tú tienes acceso a la información que tienes en ella con lo que si tienes un equipo de colaboradores o trabajadores con los que compartir cosas, tendrás que como mínimo, duplicar la información en otro lugar (pérdida de tiempo).

  • Email:

    Aunque es ágil enviar emails a cada persona de tu equipo cada vez que necesites contarles algo, no es ni mucho menos, ordenado. Puede que se te olviden cosas que debes decir y al final acabarás enviando trescientos emails seguidos y colapsando no la bandeja de entrada de los demás sino la propia mente al ver tantos correos; cada vez que alguien quiere buscar algo que recuerda o cree que le enviaste o querías decir, tendrá que hacer una búsqueda que puede convertirse en desesperante; c veces, aunque parezca extraño, los correos no llegan o no los leemos en el momento adecuado; las conversaciones se vuelven eternas… Y así podríamos seguir enumerando los contras de los mails a la hora de organizar tu trabajo diario en tu restaurante.

  • Archivo Excel:

    Es una de las alternativas que más ha podido ayudarte sobre todo si está en drive y se tiene, por parte de todos, acceso en tiempo real sin necesidad de descargar, guardar y volver a subir al lugar compartido. Es ágil y funcional pero está bien para crear un documento en el que volcar toda la información de un proceso, los pedidos de cocina, los turnos de sala, etc pero realmente no es la mejor herramienta para la gestión de tu restaurante o locales en cuanto a organización se refiere.

 

Una solución fácil, ágil y gratuita

Pero a pesar de que seguramente has probado todo y que piensas que no hay nada nuevo que se ajuste a tus necesidades y las de tu equipo, gracias a Internet todo evoluciona muy rápido y cada día podemos descubrir nuevas herramientas online que nos facilitan la vida en nuestros negocios.

Trello es una de ellas. Aunque hace algún tiempo que apareció en el escenario tecnológico y en el mundo de las aplicaciones para la Gestión y Organización enfocadas para aumentar la productividad, no sólo no ha dejado de utilizarse sino que gracias a sus funcionalidades, está cada vez más de moda y pocos son ya los que no la conocen y no la usan para su día a día.

Trello

¿Para qué sirve Trello y por qué es útil para tu restaurante?

Es una de las herramientas online y apps estrella del momento para la organización de trabajos y equipos. Con ella podrás, directamente desde tu móvil, Tablet u ordenador, ordenar todas las tareas de tu negocio, asignarlas a un empleado o miembro del equipo y llevar un control de la evolución en un solo vistazo.

Basado en el método Kanban de gestión y organización (del que muy pronto te hablaremos largo y tendido), Trello te lo pone muy fácil para crear una tarjeta por tarea y en ella, poder incluir toda la información que necesites (persona responsable, personas implicadas, fecha de vencimiento de la tarea, materiales necesitados…) y colocarla libremente en el tablero correspondiente (cocina, sala, pedidos, marketing…).

Como ves, Trello también es perfectamente aplicable a un restaurante y su gestión diaria. La herramienta no hace distinción entre tipologías de negocio y es que toda empresa tiene una base muy clara de funcionamiento: tareas asociadas a un personal que las ejecuta.

Características positivas de Trello para el uso en tu restaurante

  • Fácil:

    Trello es una herramienta fácil de usar. Esta es su principal característica y una de las más decisorias. No tienes ni un minuto libre y lo que menos puedes hacer ahora es dedicar mucho tiempo a aprender cómo usar una compleja herramienta para gestionar a tu equipo y tu restaurante. Trello es realmente, muy sencillo.

    • Sólo tienes que abrirte una cuenta (gratis) y crear tantos tableros como necesites. Nuestro consejo es que sean tableros según áreas de tu negocio: sala, cocina, turnos semanales, marketing, to do, done…Y acto seguido comenzar a incluir cada tarea en una nueva tarjeta dentro de su tablero.
    • Una vez que tengas una tarjeta creada: pedido de verduras, la incluyes en su tablero correspondiente, “cocina” y le asignas el responsable y las personas implicadas “chef”. A partir de ahí también es posible añadir notas, la fecha de vencimiento, colores para que resalte en tu panel de control… Y listo, hecho.
  • Accesible para todo el equipo:

    Todos los miembros de tu equipo podrán tener acceso o a toda la herramienta y la información que ahí hayas volcado o a sólo los tableros que a ti te interese que vean (no por ocultar información sino por funcionalidad. La transparencia es muy positiva en un negocio). Cada uno de tus camareros, cocineros, responsables de marketing u otras áreas, tendrá un usuario para entrar y poder hacer sus anotaciones, ver qué tareas tiene asignadas, para cuándo debe realizarlas, con quién tiene que trabajar en ese objetivo… Y te evitas enviar cientos de emails, andar con whatsapp innecesarios o estar avisando y recordando a todo el mundo lo tiene que hacer.

  • Gratis:

    La versión gratuita es muy extensa y te permite poder gestionar tu negocio. Crear tableros y tarjetas y todas las acciones derivadas están incluidas dentro del plan Free. Otra de las características estrellas de Trello y que por supuesto te ayudarán a decidirte por ella.

  • Accesible: 

    En cualquier dispositivo. es una herramienta 100% online con lo que la tienes, tanto tú como tu equipo, disponible en cualquier lugar y siempre. Desde un móvil, una Tablet o un ordenador, solo contando con Internet, ya podéis acceder a vuestra cuenta y ver los turnos del día siguiente o una tarea que ha surgido de improviso.

  • Siempre alerta:

    Algo que te ayudará mucho es que además puedes configurar Trello de forma que si asignas una nueva tarea a alguien, le avisará a través de un correo electrónico. Si no han entrado en la herramienta y hay algo urgente, también estarán avisados por la vía del email.

Sin duda, Trello es una potente herramienta online para la gestión y organización de tu restaurante. Incluirla es un paso obligado si quieres poner orden y que todo fluya de forma saludable. La productividad de tu equipo crecerá al estar todo bien planificado y tú podrás dedicar el tiempo que gastabas en decir 20 veces lo mismo a otras tareas más productivas con la tranquilidad de que todo el mundo sabe qué tiene que hacer.

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